Das Kündigungsgespräch – Scheitern vorprogrammiert

Sie wollen ein Kündigungsgespräch konfliktfrei und souverän durchführen? Im Internet finden sich auf den Suchbegriff Kündigungsgespräch rund 40.000 Einträge. Alle Artikel, die ich durchgelesen habe, gehen jedoch davon aus, dass das Gespräch zu einem Konflikt führt? Eine von uns und der Universität des Saarlandes angefertigte Studie zur Kündigungspraxis in Deutschland bestätigt das.

Greifen wir einen Tipp aus dem Internet heraus: „Schliessen Sie das Fenster, bevor sie mit dem Kündigungsgespräch beginnen.“ Im Rahmen eines Seminars hatte ein Firmenchef berichtet, dass er miterleben musste, wie ein Mitarbeiter noch während des Gesprächs durch das geöffnete Fenster zehn Stockwerke in die Tiefe sprang und starb. Jetzt wird für das Kündigungsgespräch empfohlen das Fenster vorher zu schliessen. Ohne die Kenntnis über den Gesprächsverlauf, der zu der tragischen Entscheidung des Mitarbeiters geführt hat, zu kennen, kann dieser Tipp jedoch nicht verifiziert werden. Eine entscheidende Wirkung hat dieser tragische Verlauf in jedem Fall.  Lesen dies Führungskräfte, löst es bei diesen zusätzlich Angst aus. Man kann sich bezüglich dieses Kündigungstipps also plump fragen: Muss das sein? Ist es nicht sinnvoller, vorzubeugen, sodass der Mitarbeiter gar nicht das Bedürfnis entwickeln wird, eine vergleichbare Tat zu begehen und das Fenster getrost offen bleiben kann? Das Fenster schließen ist also nur Symptombehandlung. Die Ursachenbehandlung setzt am Gespräch an.

Dabei ist es Fakt, dass kein anderer Bestandteil des Berufs einer Führungsarbeit so extrem von Emotionen und Ängsten dominiert wird wie das Kündigungsgespräch. Es geht also nicht alleine um die Angst des zu entlassenden Mitarbeiters. Die gravierenden Fehler werden durch die Ängste der Führungskräfte verursacht. Die Folge: Konflikt, hohe Transaktionskosten (u.a. Abfindung), und Flurfunk verbunden mit negativen Einträge in den Bewertungsportalen (z.B. Kununu, glassdoor, etc).

Kann ein Kündigungsgespräch überhaupt souverän geführt werden ?

Mit dem tradierten, juristisch geprägten Denken und Handeln ist es beinahe unmöglich, ein souveränes und konfliktfreies Kündigungsgespräch zu führen. Warum dies so ist, arbeiten wir Ihnen hier auf:

Die Blickrichtung ändern

Gleich einem Naturgesetz, einer unumstößlichen immer gültigen Regel, wird empfohlen, dem Mitarbeiter eine Erklärung für die Kündigung zu geben. Einige Ratgeber behaupten sogar, dass der Mitarbeiter ein Anrecht hat, die Gründe für seine Kündigung zu erfahren. Nur wer wirklich Erfahrungen in der Durchführung von Kündigungsgespräche hat weiß, dass der Mitarbeiter in diesem Gespräch mehr als nur geschockt sein wird. Wer selbst noch nie gekündigt wurde, braucht viel Empathie, um sich tatsächlich in die Situation des gekündigten Mitarbeiters hineinzuversetzen. Folgen Sie mir deshalb in ein Gedankenspiel. Spielen wir in diesem Blog einmal die Situation durch. Entscheiden Sie anschließend selbst, ob Sie als Mitarbeiter so – oder so ähnlich – denken und empfinden würden.

Greifen wir als Basis unserer Überlegungen auf Allgemeinwissen wie der Maslow Bedürfnispyramide zurück. Die Grund- bzw. die Existenzbedürfnisse wie zum Beispiel Essen – trinken – schlafen stellen lt. Maslow die Basis dar.
Erst wenn eine Ebene der Pyramide dauerhaft gesichert sind, kümmern wir uns um die nächsthöhere Stufe. Auf dem Fundament der Pyramide  „essen – trinken – schlafen“ (Grundbedürfnisse) baut die Stufe = Sicherheit auf. Damit steht ein sicherer Arbeitsplatz auf Stufe 2. In der dritten Stufe folgt „soziale Beziehungen“ gefolgt von „soziale Wertschätzung„. Haben wir alle diese Bedürfnisse befriedigt bzw. gesichert, widmen wir uns der Spitze der Bedürfnispyramide –  der Selbstverwirklichung.

Hier zur Erinnerung die Bedürfnispyramide im Video kurz erklärt:

Quellenangabe: youtube-Kanal – Wirtschaft einfach erklärt

Was glauben Sie wird wohl passieren, wenn wir im Kündigungsgespräch unserem Mitarbeiter seiner SICHERHEIT berauben?

Die Pyramide stürzt ein

Übermitteln Sie Ihrem Mitarbeiter die Kündigung, nehmen sie ihm seine Sicherheit und heben sein Selbstwertgefühl völlig aus den Angeln. Einem Erdbeben gleich wird dieser seine Lebensleistungen sowie seine Existenzgrundlage in sich zusammenfallen sehen. Dafür können Sie im Kündigungsgespräch keinen Trost geben. Was interessiert den gekündigten Mitarbeiter in dieser Situation, dass das Unternehmen Kosten sparen muss oder dass seine Arbeitsleistung nicht gepasst hat? Wird er diskutieren wollen? Welche Chancen hätte er, die Entscheidung rückgängig zu machen?

Einer Begründung kann nur mit dem Blick in die Vergangenheit gegeben werden. Diese ist jedoch gelebt und kann nicht mehr beeinflusst werden. Geben Sie eine Begründung, schaffen Sie die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter Ihre Basis für die Entscheidung anders sieht. Damit ist fruchtbarer Boden für einen schweren Konflikt gelegt.
Eine Begründung zu diesem Zeitpunkt wird der hochemotional betroffene Mitarbeiter ohnehin nicht mehr rational verarbeiten können. Seine Sorge ist die Zukunft – wie wird es für ihn weitergehen? Arbeitslos? Sozialer Abstieg? Hartz IV?

Die Schmerzintensität durch den Verlust des Arbeitsplatzes vergleichen Psychologen übrigens mit dem Schmerz, wie er beim Tod eines nahen Anverwandten empfunden wird. Daher könnte man den Ratgebern zustimmen, die empfehlen, eine Packung Papiertaschentücher bereit zu legen. Das Problem des Mitarbeiters ist damit jedoch auch nicht gelöst.

Es wird also deutlich: Bei der Durchführung des Kündigungsgespräch muss deutlich nachgebessert werden. Hier sollte jede Führungskraft ganz ehrlich zu sich selbst sein. Fühlen Sie sich optimal gewappnet für ein Kündigungsgespräch oder finden Sie sich doch eher in dem bisher geschilderten konfliktgeprägten Ablauf des Gesprächs wieder?

Daher sind Trainingsmaßnahmen für eine neue Art von Kündigungsgesprächen unerlässlich.

Kündigungsgespräch neu denken

In unserer Studie zur Kündigungspraxis in Deutschland haben sich rund 40 % der Führungskräfte für ein Training zum Thema Trennungsmanagement Allgemein sowie im Umgang mit Emotionen bei Kündigungsgesprächen ausgesprochen. Lohnt sich jedoch ein Training Trennungsmanagement für eine Führungskraft überhaupt? Aus unserer Sicht nicht. Wir empfehlen, dass das Personalmanagement ein Trennungsmanagement für  einer konfliktfreie und werteorientiertenTrennung konzipiert und bereitstellt.

Ein Training für den Umgang mit Emotionen im Kündigungsgespräch ist für alle arbeitgeberseitig beteiligten Teilnehmer bei Kündigungsgespräche empfehlenswert. Sobald eine Kündigung bevorsteht, wird von der Führungskraft das Personalmanagement involviert. Gemeinsam wird das Kündigungsgespräch dann vorbereitet und passende Aussagen für die Führungskraft festgelegt. Das Kündigungsgespräch wird von der Personalabteilung begleitet. Kernaufgabe der Personalabteilung ist dabei zu intervenieren, wenn das Gespräch Gefahr läuft in den Konflikt zu gehen.

Eine Führungskraft hat mich beauftragt, die Kündigung einer Mitarbeiterin vorzubereiten. Bei Durchsicht der Protokolle unserer regelmässig durchzuführenden Beurteilungsgesprächen hat die Führungskraft dieser Mitarbeiterin in den letzten Jahren jedoch immer Bestnoten erteilt“ Diese Anfrage erhielt ich in diesem Jahr von einem Personalleiter. Als Motiv bzw. Begründung für die Kündigung wurde von der Führungskraft „Low-Performerin“ genannt.  Wie passt diese Begründung  zu den zurückliegenden Beurteilungen?

Der Personalleiter befand sich jetzt in der Defensive. Er ist gefordert, eine Maßnahme durchzuführen, für die er nur wenig Hintergrundwissen hat.

Die Lösung liegt meiner Ansicht nach darin, eine Struktur für Kündigungen vorzugeben und die Einhaltung konsequent einzufordern. Haben Sie zum Beispiel bereits einen „Onboarding Process“ definiert, so ist diesem ein festgeschriebenes Trennungsmanagement gegenüber zu stellen. Das Trennungsmanagement richtet sich dabei an den Unternehmenswerten und Führungsleitlinien aus. Auf dieser Basis kann das Personalmanagement der Führungskraft die Eskalationsstufen sowie das Kündigungsgespräch vorgeben und steuernd eingreifen.

Fehler Nr. 1: das Kündigungsgespräch zur falschen Zeit

Unsere Studie Kündigungspraxis in Deutschland  (in Zusammenarbeit mit der Universität des Saarlandes) belegt die Fehler im tradierten Kündigungsprozess, dass mit der juristisch geprägten Vorgehensweise unnötig hohe Transaktionskosten verursacht werden.

Es ist immer noch gängige Praxis, das Kündigungsgespräch an einem Freitag durchzuführen. Selbst die Uhrzeit lässt sich ziemlich genau bestimmen.

 

Die Grafik zeigt die in diesem Artikel beschriebene Konfliktspirale, die durch das Kündigungsgespräch an einem Freitag ausgelöst wird.

 

Die Hintergründe für dieses Timing liegen in der Angst der Führungskraft vor dem Kündigungsgespräch und den zu erwartenden emotionalen Reaktionen des Mitarbeiters. Wird das Kündigungsgespräch an einem Freitagnachmittag durchgeführt, ist für die Führungskraft sichergestellt, dass diese ein entspanntes Wochenende verbringt. Die unangenehme Aufgabe ist erledigt und die Gefahr gebannt, dass der Mitarbeiter ihr nicht gleich wieder über den Weg läuft. Ein nachvollziehbares Motiv.

Die Konsequenzen für den Kündigungszeitpunkt Freitag sind im Personalmanagement bekannt, werden jedoch als unvermeidbar hingenommen. Wollen wir jedoch vorbeugend handeln und verstehen, warum am darauffolgenden Montag der Mitarbeiter nicht zur Arbeit erscheint und sich Krank meldet, müssen wir uns noch einmal empathisch in die Situation des Mitarbeiters hineinversetzen. Der Samstag und Sonntag ist geprägt von Ängsten und Sorgen: „Wie soll ich weiterleben können? Ich bekomme in meinem Alter doch keinen Job mehr. Wie soll ich mein Haus, Auto etc. bezahlen können? Wie kann vor meinem Nachbarn verheimlichen, dass ich arbeitslos bin? Was wird meine Familie und meine Freunde von mir denken? Ich Versager.“ Usw. . .

Wie es zu den Gedankengängen beim Mitarbeiter kommt, können wir uns mit etwas Grundwissen über die Verhaltensweisen von uns Menschen erklären. Es gehört zu den gängigen Verhaltensmustern, uns in Situationen, in denen es uns an Informationen fehlt, immer das schlimmste Szenario auszumalen (vergl. hierzu Anleitung zum Unglücklichsein von Paul Watzlawick). Wir werden in einem künftigen Blogbeitrag noch näher darauf eingehen, indem wir über die Kosten und damit auch über die Freistellung und ihre Folgen berichten.

The Day after – Montag nach dem Kündigungsgespräch

Was passiert an dem ersten Arbeitstag nach dem Kündigungstag? Das ist in der Regel der Montag. Der im Folgenden geschilderte Ablauf ist keine böswillige Unterstellung, sondern eine absolut nachvollziehbare und auf Erfahrung basierende Reaktion des Mitarbeiters.

Der erste Gang führt unseren Mitarbeiter zum Hausarzt. Dieser wird ihn krankschreiben. Nach dem Arztbesuch führt der nächste Gang unseres Mitarbeiters zum Anwalt. Daraus resultiert die Kündigungsschutzklage.

Insider Hinweis:  Es ist nicht unwahrscheinlich, dass das anwaltliche Schreiben Sachverhalte anführt, die nicht den Gegebenheiten im Unternehmen entsprachen. Sie sollten wissen, dass das Schreiben vom Anwalt verfasst wird und Ihr Mitarbeiter den Inhalt in aller Regel nicht kennt. Der Anwalt braucht einen Konflikt, damit er tätig werden kann. Sollte bis dahin die Kündigung relativ stressfrei abgelaufen sein, ist spätestens mit dem anwaltlichen Schreiben der Konflikt entstanden. Sie wollen diese Vorwürfe nicht hinnehmen und der ausgedehnte, teure Konflikt ist vollkommen.

Kommen wir zurück auf unseren gekündigten Mitarbeiter. Nach dem Arztbesuch und dem Gang zum Anwalt, geht der Gekündigte auf Jobsuche. Alle bekannten Internet Stellenbörsen – stellvertretend seien hier Monster, Stepstone und XING genannt – haben uns auf Nachfrage bestätigt, dass jeden Montag von 11 bis 14:00 h erhöhte Zugriffszahlen verzeichnet werden.

In Kurzfassung: Nachdem der Arzt „Zeit“ verschafft hat, der Anwalt sich um „Geld“ kümmert, kümmert sich unser um seine berufliche Zukunft.

Abfindung und Freistellung –  Kosten ohne Gegenleistung

Das tradierte Kündigungsverfahren haben wir nun detailliert beschrieben. Die üblichen Konsequenzen für das Unternehmen sind enorme Transaktionskosten. Die tatsächlichen Kosten einer Kündigung werden nur sehr selten realistisch aufsummiert. Viele Kostenfaktoren bleiben dabei völlig unberücksichtigt (siehe Aufstellung unten). Die Transaktionskosten einer Kündigung werden meist auf die Abfindungszahlung, den Anwaltskosten und ggf. weiterer Zusatzleistungen beschränkt. Wie Sie sicherlich wissen, besteht rechtlich gesehen kein Anspruch auf eine Abfindungszahlung. Eine Freistellung bedeutet Lohn/Gehalt zu zahlen ohne eine Gegenleistung zu erhalten. Die Abfindungszahlung entspricht der Problemlösung durch den Anwalt. Demnach lösen Anwälte den Konflikt nicht, sondern monetarisieren diesen nur. Eine Kündigung ist deshalb vom Personalmanagement so zu gestalten, dass dem Konflikt vor dem Arbeitsgericht – und damit der Arbeitsgrundlage des Anwalts – die Basis genommen wird. Auch die Abfindungszahlung enspricht dem Prinzip Geld zu zahlen, ohne eine Leistung dafür zu erhalten. Eine für das Unternehmen extrem unwirtschaftliche Aktion.

Der Vollständigkeit halber hier eine Auflistung der tatsächlichen, praxisnahen Kosten einer tradierten Kündigung:

Direkte Kosten:

  • Lohnfortzahlung bei Freistellung
  • Abfindungssumme
  • Externe Unterstützung: Anwalts- bzw. Beraterkosten
  • Verhandlungsverzögerungen
  • Outplacementkosten
  • Schulungskosten für Führungskräfte

Indirekte Kosten:

  • Kosten erhöhter (unerwarteter bzw. ungewollter) Fluktuation
  • Folgekosten durch Personalsuche bzw. Bewerbungsprozess
  • Kosten durch Verringerung der Arbeitsleistung. Hierzu zählen u.a.:
    • Verunsicherung der bleibenden Mitarbeiter
    • schlechte Kommunikation
    • Gerüchte
    • Demotivation
    • Ggf. Kündigungen anderer Mitarbeiter, die Sie nicht mehr für einen sicheren Arbeitgeber halten
  • Imageverlust des Arbeitgebers (siehe Online Portale wie z.B. Kununu) und damit die Kannibalisierung Ihres Onboardings und Employer Brandings

 

Kündigen neu denken

Laut unserer Studie „Kündigungspraxis in Deutschland“, die wir zusammen mit der Universität des Saarlandes durchgeführt haben, ist in zwei Drittel aller der Kündigungen das Personalmanagement involviert. In 25% der Kündigungen wurde diese sogar von einem Mitarbeiter der Personalabteilung ausgesprochen. Die Hintergründe hierfür haben wir oben bereits beschrieben. Die Angst der Führungskräfte vor dem unangenehmen Teil ihrer Führungsaufgabe. Diese Praxis gilt es in der Zukunft zu verhindern. Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses kann nur nach meiner Ansicht nur  von dem Mitarbeiter des Unternehmens ausgesprochen werden, der auch die Einstellung entschieden hat. Und dies ist in aller Regel die Führungskraft.

Nach rund 30 Jahren Personalmanagement habe ich die Erfahrung gemacht, dass nur ein starkes HR-Management den Ablauf einer Kündigung professionell gestalten kann. Vor einer Kündigung sind die Führungskräfte vom HR-Management bezüglich Zeit, Form und Ablauf so vorzubereiten, dass diese ein souveränes Kündigungsgespräch durchführen können. Die wirklich schwerwiegenden und kostenintensiven Fehler werden von Seiten des Unternehmens gemacht.

Aus diesem Wissen heraus, ergeben sich unsere Hinweise für eine konfliktfreie Kündigung:

  • Kein Kündigungsgespräch an einem Freitag bzw. kurz vor Feierabend
  • Zukunft gestalten. Das Kündigungsgespräch mit Blick in die Zukunft ausrichten.
  • Kündigung nicht im Kündigungsgespräch begründen. Der Blick in die Vergangenheit verstärkt die Emotionen und führt unweigerlich in den Konflikt.
  • Keine Freistellung des Mitarbeiters
  • Dem Mitarbeiter Zeit geben/lassen
  • Geben Sie Unterstützung für die berufliche Zukunft.
  • Keine Abfindungszahlung

Wenn Sie diese Hinweise bei Ihrem nächsten Trennungsgespräch umsetzen, werden Sie die kostenintensiven Fehler der tradierten Vorgehensweise vermeiden können. Damit besteht kein Risiko mehr, dass der Mitarbeiter aus dem offenen Fenster springt. Sollten Sie allerdings ganz sicher gehen wollen, führen Sie das Gespräch in einem Raum im Erdgeschoss.

Aufgrund der Komplexität und Verzahnung vermitteln wir in 2 tägigen Seminaren den Führungskräften und Personalmanagern die erforderlichen Strukturen für ein professionelles Trennungsmanagement. Das Seminarangebot finden Sie hier:

  • Personalanpassungen /  Massenentlassung strategisch planen und durchführen
  • Umgang mit Emotionen im Kündigungsgespräch
  • Einführung Trennungsmanagement

Haben Sie Interesse an der Studie?  Schicken Sie uns bitte eine Nachricht über das Kontaktformular.

In den nächsten Blogbeiträgen berichten wir über

  • die Betreuung des Mitarbeiters nach Ausspruch einer Kündigung (Auffanggespräche)
  • Transaktionskosten einer Kündigung um rund 50% senken
  • etablieren eines an den Unternehmenswerten ausgerichteten Trennungsmanagements